5 retrospektyvų formatai tavo komandai

Penktadienis. Retrospektyvoje susirinkusi jau visa komanda. Retrospektyva, verčiant iš lotynų kalbos, reiškia žiūrėjimą atgal (“retro-” – atgal ir “specere” – žiūrėti). Taigi, kritiškai pasižiūrime į jau praėjusį poros savaičių sprintą. Kiekvienas savaip nepatenkintas savo pasiekimais. Televizoriaus ekrane puikuojasi kabantieji burn-down chart sodai, tik niekas jokių stebuklų neįžvelgia. Atmosfera kaista ir vyrai tuoj trauks špagas. Jie – rimti žmonės. Žaidimų nežaidžia – nuomones apie sprintą gali paleisti tuojau pat.

Stop. Stop. Stop.

Štai čia aš užsidėsiu komandos juokdario ScrumMaster’io kaukę ir išvaikysiu iš kambario dramblius. Akivaizdu – retrospektyva gali būti net labai nemaloni. Vyresnieji mėtys akmenis į mažiau patyrusių kolegų daržą, o pastarieji kentės spoksodami į telefono ekraną vos atsiradus galimybei. Tačiau ant atpirkimo ožio į kitą sprintą neišjosi – reikia rimtų komandinių sprendimų, tikro žvilgsnio atgal, kad kita iteracija būtų arčiau siekiamo idealo.

Mes “Azets Work” komandoje praėjome labai daug skirtingų etapų ir per 70+ sprintų matėme visokių retrospektyvų. Kas iš tikrųjų veikia, tai žaidimai. Susikuriame netikrą pasaulį, kuriame lyg “GTA V” drąsiai pasitinkame visas kliūtis, kokios tik papuola, nebijodami suklysti. Noriu pasidalinti 5 formatais, kurie mums padėjo susikalbėti esant skirtingoms problemoms.

1. Many Faces of Jack Sparrow

Kolegos dažnai linkę užsisklęsti ir slėpti savo emocijas. Jei ir norėtų pasisakyti, dažniausiai tam pritrūksta žodžių ar būna nedrąsu jausmingai kalbėti, kol kiti šaltais veidais laukia retrospektyvos pabaigos. Siekiant įtraukti visą komandą ir pasikalbėti apie nuotaikas labai praverčia “Many Faces of Jack Sparrow” formatas, apie kurį sužinojau iš čia: https://www.benlinders.com/2016/guest-blog-many-faces-jack-sparrow-agile-retrospective-exercise/. 

Atspausdinau kelias daugumai pažįstamo pirato nuotraukas, kurias su komanda priklijavome prie balto lapo. Tolimesnė eiga kiek kitokia nei standartinis “Kas gerai, kas blogai, ką galime pakeisti” formatas. Ant lapelių rašomi dalykai, kuriuos emociškai galima priskirti prie skirtingų nuotraukų. Galbūt naujas frameworkas siejasi su džiugia šypsena, o piktas kliento laiškas gąsdina. Natūralu, kad skirtingi žmonės gali skirtingai suprasti emocijas, dėl to išraiškingos Jack Sparrow nuotaikos supaprastina daugiaprasmybę ir visa komanda susikalba per visiems matomas nuotraukas, rasdami, prie kokios emocijos priklijuoti užrašytus rūpesčius ar džiaugsmus. Šis formatas padėjo vėliau pasikalbėti apie motyvaciją, bendras nuotaikas, kurios labiau aktualios apskritai, o ne konkretaus sprinto kontekste. Gali būti, jog ta pati nuotrauka vienam asocijuosis su teigiamais, o kitam – su neigiamais dalykais. Tai tik patvirtintų, jog rasti bendrą kalbą ir supratimą yra būtina.

2. Three Little Pigs

“Three Little Pigs” formatas yra labai elementarus tuo, kad yra grįstas nuo vaikystės žinomomis metaforomis iš pasakos apie tris paršiukus. Šį formatą vedžiau porą kartų skirtingose komandose ir įsitikinau, kad nemažai rimtų pastabų galima nuasmeninti pasirinkus vaikišką žaidimą. Taip pasakoma daugiau ir reaguojama ramiau.  Net nebeprisimenu, ar tai pats sugalvojau, ar pamačiau kažkur internete. Ant didelio stalo padėjau tris lapus. Kiekvienas iš jų atstojo po paršiuko namelį. Šiaudiniam nameliui priskyrėme dalykus, kurie atrodo grėsmingi ir reikalauja greitų sprendimų, mediniame namelyje apsigyveno dalykai, kurie nepatinka, bet gali palaukti, o mūriniame namelyje išrašėme dalykus, kuriais galima pasitikėti. Galiausiai action point’us aprašėme protingiausio kiauliuko erdvėje. Taip, asmeninių nuoskaudų ir vangaus įsitraukimo vis tiek buvo, tačiau retrospektyvai besibaigiant pagaliau buvo priimti bendri nutarimai, kurie, kaip matau po kelių sprintų, buvo reikalingi ir jų tebėra laikomasi.

3. Candy Love, arba tiesiog nuotaikos pagal M&M’s

Tai – ne vienintelis formatas, kuris yra atviras ir skirtas kolegų nuotaikų pažinimui. Jį atradau štai čia: http://www.funretrospectives.com/candy-love/. Esmė yra tokia: sutariama, kokia spalva atitinka kokią emociją ar nuotaiką. Po to saldainiais galima vaišintis tiktai išsakius spalvai atitinkamas mintis. Labiausiai šis formatas patiko dėl to, kad penktadienį po visų darbų norisi atsipalaiduoti ir paskanauti. Kad būtų laisviau, nesilaikėme nuorodoje pateikto punkto, kad stiklainį reikia perduoti kitam. Tiesiog padėjome didelį dubenį per vidurį ir pradėjome kalbėtis. Niekas nenori laukti, kol galės pasiimti saldainį, todėl nepertraukinėja kitų ir neužveda išankstinių diskusijų. Nuotaikos aptariamos vėliau, kai niekas nebeima saldainių.

4. Avys ir piemenys

Šis formatas užgimė mano mintyse, kai bandžiau reflektuoti sprinte buvusias problemas. Kaip ir visada, norėjau ištraukti problemas į paviršių ir leisti apie jas diskutuoti visiems. Kaip tik tą sprintą mūsų komandos naujokas buvo kiek paliktas nagrinėtis sudėtingesnius dalykus. Sakyčiau, pernelyg savarankiškai dirbo, stengėsi, bet tai nedavė naudos. “Paleidome avelę nuklysti”, pagalvojau sau. Iškart supratau, kad tai yra idėja naujam formatui su avelėmis ir piemenimis.

Ant didelio lapo nupaišėme dvi ašis: vertikaliai – vertė, horizontaliai – pastangos. Tris kryptis įvardijome metaforomis. Mažai pastangų ir daug vertės – Sheep Heaven. Proporcingos pastangos ir vertė – žalia pieva. Apačioje, toli į dešinę pastatėme vilką avies kostiume, nes ten yra daug pastangų ir mažai vertės, taigi – grėsmė. Retrospektyvos metu komanda klijavo popierines aveles ten, kur jas manė esant. Ant kiekvienos avelės buvo užrašyti komandai aktualūs dalykai. Štai čia prasidėjo geri dalykai. Nuganytasis kolega pasisakė, kaip čia buvo, ir priklijavo atitinkamą avį prie vilko. Būta ir gerų dalykų – jie išrašyti ant avelių ir priklijuoti atitinkamose vietose.

Kuomet išsisėmėme ir banda nebesipildė, išsidalinome po vieną vardinį popierinį piemenį su laukeliu action point’ui. Įprastai retrospektyvų metu išsakome vieną-du patobulinimus be atsakingų asmenų, dėl ko visa tai velkasi iš sprinto į sprintą. Tačiau po šio formato sutarėme, kad vienas piemuo vienu įsipareigojimu apsiims vienos avies ganymu į “žaliąją pievą”.

5. 31 aukštas lipte

Vilniaus Mykolo Biržiškos gimnazijoje, kurią baigiau, buvo “kalnelis”. Ten vykdavo visi neformalūs ryšių užmezgimai ir atpainiojimai. Vismiečiai Vilniuje turi dangoraižius, kurie yra dar arčiau nei kad gimnazistams buvo tas krūmais apžėlęs neaiškios kilmės gauburys. Esame pakilę į aukščiausią Vilniaus terasą liftu ir tenai pietavę ar aptarę sprintus. Kartą sugalvojome, kad po prasto sprinto galime komandiškai nusibausti – lipte pakilti į 31-ą aukštą. Tai darėme netgi kelis kartus, kol tai nebeatrodė neįveikiamas iššūkis. Komandiškai užlipus į viršutinį aukštą ką lengvai, o ką net labai stipriai pila prakaitas ir tikrai nesinori pyktis. Tas nedidelis pasiekimo jausmas suvienija. Tai, ką išsikalbame viršuje, būna atvira. Pirmiausiai iš aukštai apžvelgiame Vilnių, atsipalaiduojame, išgeriame kavos. Tikiu, kad jūsų komanda gali atrasti sau artimas aukštumas – tebūnie tai kalnelis, balkonas ar dangoraižio terasa. Retrospektyvai puikiai tiks ir lapeliai su standartiniais klausimais apie gerus, blogus dalykus ir tobulėjimo galimybėmis.

Šiame įraše apžvelgiau tai, kas labiausiai įsiminė per pastaruosius kelis metus rengiant žaismingas retrospektyvas. Kaip komanda, nevengiame ir standartinių retrospektyvų, per kurias aprašome kur nesisekė, kas buvo gerai ir kas gali būti patobulinta kitą sprintą. Taip pat labai sveika rotuoti organizatorius. Retrospektyvos – ne tik ScumMaster atsakomybė, todėl mano komandos nariai lygiateisiškai siūlo ir praveda skirtingus formatus. Jeigu stinga drąsos kurti savo formatą, siūlau pasinaudoti Retromatu (https://plans-for-retrospectives.com/en/). Jei norisi atkartoti sėkmingus formatus, man pačiam naudingiausias šaltinis yra “Fun Retrospectives”: http://www.funretrospectives.com/.

Prisijunk prie mūsų komandos!