Patarimai kaip optimizuoti darbo procesą jūsų komandose

Dažnai nutinka, jog darbo procesai komandose tampa neefektyvūs. Pavyzdžiui, darbai estimuojami neteisingais įverčiais, klaidingai naudojami įrankiai, padedantys planuoti darbus. Dažna problema yra ir tai, jog maišomos kanban metodologijos bei kanban lentos sąvokos. Kanban lentoje darbus vizualizuojame neteisingai. Standup’ų metu raportuojame, bet nebendraujame, leidžiame šiems susitikimas užsitęsti per ilgai arba aklai laikomės metodologijos taisyklių. Šiame straipsnyje pasidalinsime įžvalgomis kaip pagerinti darbo procesus, paanalizuosime dažniausiai daromas klaidas.

Darbo estimavimas

Darbo estimavimas valandomis yra vienas mažiausiai tikslių estimavimo metodų. Kodėl?

  1. Dauguma žmonių estimuodami darbus jiems skiria tokius įverčius, per kuriuos jie patys šiuos darbus atliktų.  Vis gi, dažnai laiką estimuoja ir darbus atlieka skirtingi žmonės, tad tiksliai pasakyti, kiek užtruks padaryti konkretų darbą labai sunku, tai priklauso nuo jį atliekančio žmogaus patirties, specifinių žinių, darbo sudėtingumo.
  2. Dažnai atsirandančios nenumatytos kliūtys, kurias reikia įveikti norint pabaigti darbą. Nors jų riziką galima sumažinti naudojant įvairius metodus, tačiau pilnai pašalinti, turbūt, nepavyks niekada.

Dėl šių priežasčių darbą estimuoti laiku yra netikslinga. Žymiai geresnių rezultatų galima pasiekti darbą vertinant pagal jo sudėtingumą, nes:

  1. Sudėtingumas visada liks toks pats, nesvarbu, ar darbą darys senior’as ar junior’as
  2. Sudėtingumas labai retai kinta, nes nenumatytos kliūtys retai daro jam įtakos. Sudėtingumas kinta tik išskirtiniais atvejais, pavyzdžiui, kai paaiškėja, kad reikės daryti integracijas į kitas sistemas apie kurias nebuvo pagalvota darbą planuojantis.

Geriausia sudėtingumą vertinti abstrakčiais kiekiais, kaip kad plačiai Agile metodologijoje  naudojamais story point’ais, marškinėlių dydžiais ar tiesiog darbus skaidyti į vienodo dydžio storius

Apie Kanban ir įrankius, (ne)padedančius planuoti darbą

Jei užduotims planuoti nenaudojate sticky notes, gali būti, kad yra tekę girdėti apie Trello, Jira ar YouTrack. Pastarieji įrankiai turi galimybę darbus organizuoti naudojant Kanban lentą. Nors ir atrodo, kad šiuos įrankius ypač lengva naudoti, jie susilaukia nemažai kritikos ir dažniausiai tik dėl to, jog žmonės nemoka su jais dirbti. Sukurti palengvinti darbo procesą, šie įrankiai gali ne tik neatlikti savo funkcijos, bet ir priešingai – procesą apsunkinti.

Tad, ką daryti, kad Trello ar kitus panašius įrankius naudotumėte teisingai?

Reikia atskirti Kanban lentą nuo Kanban metodologijos.

Viena dažniausiai daromų klaidų yra tai, jog painiojamos Kanban lentos ir kanban metodologijos sąvokos. Tad kuo skiriasi šios sąvokos?

Kanban metodologijos tikslas yra padėti atpažinti galimas kliūtis jūsų darbo procese ir jas išspręsti, kad darbas būtų efektyvus ir atliekamas optimaliu greičiu.

Jei norite teisingai naudoti Kanban metodologiją, turite įsitikinti, jog jūsų procesas atitinka tris Kanban metodologijos taisykles:

  • Darbo procesas yra vizualizuotas.
  • Vienu metu daromų darbų kiekis yra limituotas.
  • Procesas nuolat stebimas ir tobulinamas.

Dažnai naudojant Kanban metodologiją įgyvendinamas tik pirmasis punktas. Pavyzdžiui, nelimituotas darbų kiekis neleidžia koncentruotis, tad sunkiau įžvelgti kliūtis procese (bottlenecks) ir lengviau švaistyti laiką multitaskinant. Šios metodologijos paprastumas lemia jos populiarumą, tačiau tuo pačiu teisingai ją įgyvendinti kur kas sunkiau nei, tarkime, Scrum metodologiją.

Kanban lenta tėra būdas vizualizuoti darbo procesą. Minimalus variantas susideda iš bazinių darbų stadijų, t.y. padaryti darbai, daromi darbai, būsimi darbai. Šioje lentoje aiškiai turi matytis jų prioritetas bei progresas.

Pateikiame Kanban lentos pavyzdį, atidžiau panagrinėkite ją. Kas čia negerai?

bloga kanban lenta

bloga kanban lenta

Čia visiškai nesimato svarbiausių dalykų:

  • Darbų prioritetų/deadline.
  • Stadijos, kurioje yra darbas t.y. bus daroma, daroma, padaryta, ar procesas užstrigęs (bottleneck požymis)
  • Žmonių, atsakingų už užduoties įgyvendinimą.

Kanban lentoje prioritetai turi būti atvaizduojami rūšiuojant darbus nuo svarbiausio iki mažiausiai svarbaus viename lentelės stulpelyje. Toks principas plačiai naudojamas daugumoje Agile metodologijų. Taip atrodo teisingai padaryta Kanban lenta:

gera kanban lenta

Dažniausiai prie „darbo” (kortelės) priskiriami atsakingi žmonės. Tai reiškia, kad būtent jis yra atsakingas, jog užduotis sklandžiai keliautų per visas proceso stadijas. Taip pat svarbu nepamiršti atnaujinti darbų statuso, tam kad matytųsi, kur jie stringa ir kokia yra visų daromų darbų stadija.

Fizinė kanban lenta. Dažnai darbų procesui gerinti padeda ir fizinė kanban lenta. Ji padeda geriau matyti sprinto* eigą, iššaukia daugiau diskusijų, dėl to priimami geresni sprendimai.

Svarbu suprasti, kad fizinėse lentose turi būti tik esminiai darbai. Čia suklupę esame ir mes. Bandėme į fizinę lentą sutalpinti visą elektroninę kanban lentos versiją. Rezultatas? Per didelis informacijos kiekis, kuris procesą pavertė pernelyg painiu ir stagnuotu. Kai kurios komandos mėgsta ant jos braižytis burndown chart.

Šioje dalyje apžvelgėme kanban lentos ir metodologijos skirtumus bei dažniausiai daromas klaidas, sukūrėme blogą ir gerą kanban lentą bei paaiškinome kaip pastarąją sukurti.

*Sprintas – tai trumpas laiko tarpas, per kurį scrum komanda siekia įvykdyti užsibrėžtų užduočių kiekį.  

Daily scrum. Kaip padaryti jį efektyvų?

Pirmiausia reikia suprasti, kad daily scrum (kartais vadinamas tiesiog standup’u) susitikimas tėra scrum karkaso dalis, padedantis komandoms darbo procesą paversti efektyvesniu. Šis karkasas rekomenduoja, kiek laiko turi trukti susitikimas, apie ką ir kaip jo metu kalbėti. Pateiksime kelias įžvalgas apie daily scrum’us, į kuriuos reikėtų atsižvelgti, remiantis mūsų komandų patirtimi:

  1. Pašnekėsiai gyvai – jei yra galimybė (t.y. komanda nėra išsibarsčiusi po skirtingas šalis) bendraukite gyvai. Niekas negali atstoti gyvo bendravimo, taip žymiai greičiau susitarsite ir priimsite sprendimus.
  2. Daily scrum’ą daryti tuo pačiu metu. Tam, kad standup’as taptų įprasta dienos dalimi, o ne dar vienu blaškančiu susitikimu, reikėtų sutarti laiką, kuris tinka visiems ir tą sprendimą gerbti.
  3. Daily scrum’ai nėra atsiskaitymas už padarytus darbus, o proga pabendrauti su kolegomis, pasitarti. Svarbu, jog scrum’ai netruktų per ilgai – vienas iš metodų to pasiekti yra nustatyti daily scrum’o laiko limitą.
  4. Daily scrumo’o metu nespręsti itin sudėtingų problemų, nes susitikimai gali smarkiai užsitęsti. Geriausia šias problemas tiesiog identifikuoti, o jas aptarti jau kituose susitikimuose.
  5. Stovėti. Daily scrum dar vadinamas standup’u ne veltui. Standup’o metu įprasta stovėti, nes diskomfortas, kurį sukelia stovėjimas skatina šnekėti konkrečiau,taip susitikimas neužsitęsia pernelyg ilgai.
  6. Aklai nesivadovauti visomis taisyklėmis. Labai svarbu atskirti, kurios taisyklės tinka jūsų komandai, kurios ne. Pavyzdžiui, jei jūsų komandą sudaro trys žmonės, nebūtina formalizuoti rytinių susitikimų, galbūt geriau ryte tiesiog kartu išgerti arbatos. Daily scrumo’o pagrindinis tikslas stiprinti komandą ir skatinti pokalbius apie darbą, tačiau niekas neturi griežtai nusakyti kaip jis turėtų būti vykdomas.
  7. Jei dėl kokių nors priežasčių nepavyksta įgyvendinti kitų gerųjų Agile praktikų, bent įgyvendinkite daily scrum. Juos suorganizuoti sąlyginai lengva, o nauda pajuntama iš karto.

Plačiau apžvelgėme keletą aspektų, kurie gali smarkiai pagerinti jūsų komandos produktyvumą. Yra daug metodologijų, kurios siūlo nemažai darbo efektyvumą gerinančių metodų, tačiau naudojant netinkamai – procesai vis tiek ims strigti. Apie scrum praktikas savo komandoje plačiau rašė vienas mūsų scrummaster’ių Gytis Taločka, apie jas galite paskaityti 100 scrum sprintų ir kitos pamokančios istorijos.